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Digitale Buchführung – Was ist das?

Buchhaltungen und Verwaltungen sind klischeebehaftet. Hier wird noch altmodisch, auf Papier und vor allem spießig gearbeitet – so zumindest das sich hartnäckig haltende Vorurteil. Die digitale Buchführung soll das ändern und in erster Linie Mitarbeiter in der Verwaltung entlasten. Bereits jetzt hat jedes zweite Unternehmen seine Buchhaltung vollständig digitalisiert – und das nicht ohne Grund. Hier nur ein Auszug der zahlreichen Vorteile:

  • Zeitersparnis und Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Digitalisierung der Belegverarbeitung arbeiten Unternehmen effizienter und schneller. Fachkräfte können dort eingesetzt werden, wo menschliche Kompetenz am dringendsten gebraucht wird.
  • Kostenreduktion: Wenn Buchhaltungsprozesse weitestgehend digitalisiert werden, spart das einen großen Teil der personellen Aufwendungen. Experten schätzen, dass so rund 30 Prozent aller Mitarbeiterkosten in der Verwaltung wegfallen.
  • Verbesserte Analyse und Übersicht: Digitale Programme bieten einen besseren Überblick über Finanzdaten, offene Zahlungen, aktuelle Umsätze und Reklamationen der Kunden. Diese Transparenz erleichtert im nächsten Schritt auch die Entscheidungsfindung.
  • Platzersparnis und Umweltschutz: Die meisten Dokumente sind nicht mehr in Papierform aufzubewahren – mit wenigen Ausnahmen. Das spart nicht nur Platz im Büro, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei, denn für jedes nicht gedruckte Blatt Papier fallen 15 Gramm CO₂ weg.
  • Reduzierung von Missgeschicken: Fehler sind menschlich – besonders bei Stress und einem hohen Arbeitsvolumen. Moderne Software und Künstliche Intelligenz sorgen dafür, dass Flüchtigkeitsfehler nicht mehr passieren und strittige Entscheidungen überprüft werden müssen.

Tipp: Das Investieren in eine hochwertige Buchhaltungs-Software lohnt sich jetzt wie nie zu vor. Gerade durch die Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) werden Programme in den nächsten Jahren vermutlich immer teurer. Wer jetzt kauft, erhält zudem Updates in Zukunft oftmals kostenlos.

Das ändert sich ab 2025

Ab 2025 ändert sich für alle Unternehmen der Rechnungsempfang grundlegend, denn mit dem neuen Jahr müssen alle Betriebe, unabhängig von Größe oder Umsatz, in der Lage sein, elektronische Rechnung (E-Rechnungen) zu empfangen. Für den Versand gelten unter Umständen und mit Einverständnis des Rechnungsempfängers Übergangsfristen bis maximal 2028. Ab dem Jahr 2028 wird im Umsatzsteuergesetz demnach nur noch zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Die E-Rechnung ist ein elektronischer Datensatz, welcher von einer kompatiblen Buchhaltungssoftware erstellt, versendet und ausgewertet werden kann. Das Format muss der EU-Richtlinie 2015/55EU entsprechen. Dazu gehört unter anderem das Format ZUGFeRD, welches eine XML-Datei mit einem klassischen PDF-Dokument kombiniert.

Die wichtigsten Anforderungen an eine moderne Buchhaltungssoftware

Eine moderne Buchhaltungssoftware muss den geschäftlichen Alltag erleichtern und darf nicht zum Hindernis werden. Sie sollte eine intuitive Benutzeroberfläche offerieren, die eine schnell erlernbare Handhabung ermöglicht. Zudem müssen möglichst viele Prozesse automatisiert werden können, dazu gehören:

  • Automatisierte Rechnungserstellung
  • Unkompliziertes Mahnwesen
  • Zahlungszuordnung
  • Smarte Buchungsvorschläge
  • Automatische Fehlererkennung

Die Software muss zudem rechtliche Ansprüche wie die GoBD-Konformität erfüllen und sollte eine einfache Kommunikation mit dem Steuerberater und den Finanzbehörden ermöglichen. Zur Verbesserung der eigenen Prozesse und Dienstleistungen ist es zudem entscheidend, dass relevante Finanzdaten anschaulich ausgewertet und detailliert aufgeschlüsselt werden. So lassen sich Abweichungen im Umsatz schnell erkennen.

Wichtig: Die Buchhaltungssoftware sollte von einem renommierten Anbieter stammen und die Verarbeitung von E-Rechnungen nach der Richtlinie 2015/55EU ermöglichen. In Deutschland wird verstärkt mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung gearbeitet, weshalb diese im Vordergrund stehen sollten. ## Mitarbeiterschulungen für den Umstieg auf die E-Rechnung

Eine Software ist immer nur so gut, wie der Mitarbeiter, der sie bedient – dieser Grundsatz gilt auch in der digitalisierten Buchhaltung. Alle beteiligten Mitarbeiter im Unternehmen sollten deshalb frühzeitig über die anstehenden Änderungen in der Verwaltung und der Abwicklung von Prozessen informiert werden. Andernfalls sorgt die Überforderung schnell dafür, dass trotz der eigentlich perfekten Voraussetzungen weniger Arbeit erledigt werden kann als vorher.

Bei Schulungen und Seminaren erhalten Betriebe in Deutschland Unterstützung von Institutionen wie der BITKOM-Akademie oder der jeweiligen Industrie- und Handelskammer (IHK) in der angesiedelten Region. Hierbei bekommen Unternehmen einen effizienten Leitfaden an die Hand, mit welchem der Umstieg gelingt und der dafür sorgt, dass unangenehme Überraschungen vermieden werden. ## Compliance und Sicherheit in der digitalen Buchhaltung – eine Herausforderung?

Compliance (=Regeltreue) und Sicherheit, gerade in Bezug auf Datenschutz, spielen in Deutschland eine zentrale Rolle. Doch wo der Umstieg auf digitale Infrastrukturen herausfordernd erscheint, verbessert er eigentlich die Einhaltung von Regeln und gleichzeitig die Sicherheit. Durch den Einsatz von smarter Software werden menschliche Fehler reduziert, rechtliche Vorschriften erkannt und steuerliche Vorgänge präzise erfasst. Zudem sind alle Dokumente in einer Cloud gespeichert und können besser nachverfolgt werden. Durch die Buchhaltungssoftware erlangen aller Personen Zugriff auf relevante Unterlagen, die diese benötigen – also beispielsweise Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, welche ihre Aufgabe so deutlich schneller erledigen können.

Bei der allgemeinen Sicherheit haben Programme, welche den rechtlichen Standards und Vorgaben entsprechen, klar die Nase vorn. Durch eine verbesserte Datenintegrität und die Verschlüsselung relevanter Informationen sind digitale Programme um ein Vielfaches sicherer als ihre Vorgänger in Papierform.

ZUGFeRD: Der Standard für E-Rechnungen

Das ZUGFeRD-Format ist für E-Rechnungen in Deutschland bei Weitem das beliebteste und findet bei Aufträgen an öffentliche Auftraggeber schon seit vielen Jahren Anwendung. Konkret handelt es sich hierbei um die Kombination aus einer XML-Datei und einem klassischen PDF-Dokument. Das bedeutet, dass diese Rechnung in Form eines Datensatzes übermittelt wird, nach dem Auslesen jedoch im Wesentlichen einer PDF gleicht, wie viele sie bereits kennen.

ZUGFeRD steigert die Effizienz durch ein schnelles Auslesen, reduziert Fehler aufgrund seiner bekannten Oberfläche und senkt Kosten im Vergleich zu Papierrechnungen. Zudem arbeiten viele Unternehmen EU-weit bereits mit diesem Rechnungsformat, weshalb Verantwortliche diese Option präferieren sollten, wenn sie die Umstellung angehen.